Créer et administrer un espace de travail

Qu'est-ce qu'un espace de travail ?

Un espace de travail permet de gérer des projets culturels en cours de montage en mettant à disposition de groupes de personnes des outils collaboratifs pour conduire ces projets. Voir le détail sur la page "Description des espaces de travail" dans l'aide.

Sur la plateforme, les termes "espace de travail" et "projet" sont parfois assimilés pour des raisons de simplification de l'affichage.

Créer son espace

Pour commencer, rendez-vous sur la page "Espaces de travail" (via le menu horizontal). Dans la colonne de droite, cliquez sur "Créer un projet".

Définir un titre

Lorsque l'on crée un espace de travail que l'on souhaite rendre visible par la communauté, il faut veiller à ce que le titre soit suffisamment explicite et évocateur pour ne pas induire d'ambiguïté ou de confusion. Le "tout majuscules" est à éviter également, ainsi que les sigles.

Le titre doit permettre aux autres utilisateurs d'identifier le projet.

Ainsi, "concert de novembre 2016", "Projet SJRA" ou "groupe de travail" seront à éviter.

Si le projet a un nom propre, préférer ce nom, éventuellement précisé d'une date ou d'une localisation. Exemples (purement fictifs) :  "Projet d'artothèque à Bruyères", "Mise en place d'une programmation culturelle de territoire à Grand", "Museomix 2017 à Mirecourt".

 

Renseigner les différents champs du formulaire

Renseignez les différents champs du formulaire le plus précisément possible. En cas d'oubli ou d'incertitude, pas de panique, vous pourrez y revenir plus tard !

Voici le détail des champs disponibles :

  • disciplines : le (ou les) domaine(s) culturel(s) dans le(s)quel(s) votre projet s'inscrit (vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs). Si ces champs ne sont pas assez précis pour vous, vous pourrez détailler dans la description du projet.
  • publics : à qui s'adresse votre projet (vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs)
  • rayonnement : le rayonnement géographique de votre projet
  • structure porteuse : si votre projet est porté par une structure déjà enregistrée sur CCN, vous pouvez la sélectionner ici
  • lieu : permet de géolocaliser votre projet sur la carte générale. A remplir le plus précisément possible si vous voulez que le projet soit situé sur la carte. Si c'est un projet "multi-lieux", indiquez celui qui vous paraît le plus important. Sinon, ne mettez rien.
  • résumé : c'est le texte qui s'affiche dans les listes, soyez concis (4 lignes de texte, ~25 mots) !
  • description, objectifs, besoins : décrivez votre projet du mieux que vous pouvez !
  • galerie d'images : cette galerie s'affichera sur la fiche de présentation du projet ; attention : il vaut mieux peu de belles images que beaucoup de photos ratées... !
  • visibilité : par défaut, tout le monde peut voir la page de présentation de votre projet. En revanche, vous seul(e) et les membres que vous ajouterez pourrez accéder à son contenu (documents partagés, discussions, calendrier,...).

Vous pouvez rendre votre projet "privé" : il n'apparaîtra pas dans les listes, ne sera pas indexé. Seuls vous et les membres du projet le verrez dans la liste des projets. 

  • image à la une : c'est l'image qui s'affiche dans les listes et qui véhicule l'identité du projet ; la taille recommandée est 280x166 (les autres tailles seront recadrées automatiquement). Elle est obligatoire.

Enregistrer

Vous pouvez soit publier directement, soit l'enregistrer en brouillon pour y revenir et compléter ou modifier par la suite.

Le tableau de bord de l'espace de travail

Cette série de boutons permet d'accéder, dans l'ordre :

  • à la page de présentation du projet concerné
  • à la page de gestion des membres
  • au calendrier du projet
  • à l'espace de stockage de documents
  • au forum de discussion
  • à la liste des tâches
  • à la page d'édition des paramètres de l'espace

 

Gérer les membres du groupe de travail

Ajouter des membres

Pour ajouter des membres à un projet, ceux-ci doivent au préalable avoir créé un compte sur cultureCnous.

Les membres d'un projet peuvent être, indiféremment, des structures ou des individus.

Cliquer sur le bouton "membres".

Par défaut, deux équipes sont déjà créées : "administrateurs" et "participants (non classés)".

Le créateur d'un projet est déjà, de fait, administrateur et à ce titre, peut gérer les membres du projet : ajouter ou supprimer, organiser des équipes, désigner d'autres administrateurs du projet.

Ajouter un membre : commencer à saisir son nom dans la fenêtre "Nom d'utilisateur", dans l'équipe où on souhaite le rajouter. Si le membre existe dans la communauté, le nom se complétera automatiquement. Il suffira de le sélectionner, puis de cliquer sur "+".

 

Organiser des équipes

 

Selon la nature du projet, il peut être pertinent d'organiser les membres en équipes, qui pourront se voir assigner des rôles différents ou affecter des tâches particulières, recevoir des notifications etc.

Pour créer une équipe, taper un nom d'équipe dans le champ "ajouter une équipe" puis cliquer sur le bouton rose "ajouter l'équipe". Vous pourrez ensuite y ajouter des membres comme ci-dessus.

aide

En cliquant sous la vignette des membres ainsi sélectionnés, on pourra changer leur rôle (les nommer administrateurs, par exemple), voir leur profil, les bloquer ou les supprimer du projet.

Quand un membre est affecté à une équipe, il disparaît de la liste des membres "non affectés".

Un membre peut être ajouté à plusieurs équipes à la fois.

 

 

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